• Отдел продаж
    info@hrfile.ru
  • Техническая поддержка
    info@hrfile.ru
  • Адрес
    109544, Москва, Бизнес-центр «Golden Gate», башня А, бульвар Энтузиастов, д. 2
Заказать демо Войти
Заказать демо
01. О системе

Система кадрового электронного документооборота

HRFile — российская система КЭДО, разработанная специально для комфортной и надежной работы кадровой службы и сотрудников.

Система обеспечивает надежный и безопасный обмен кадровыми документами в электронном формате без использования бумажных носителей между работодателем, работником или кандидатом для заключение договора.

ПО HRFile зарегистрировано в реестре российского отечественного ПО
ООО «Эйчар Файл» зарегистировано в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных

Просто и понятно
для сотрудника
Быстро и безопасно
для компании

02. Для кого

Эффективно решим ваши задачи!

Личный кабинет сотрудника 24/7

  • Упрощение приема сотрудников
  • Оперативное изменение персональных данных
  • Экономия времени на подписание документов
  • Согласование заявлений
  • Web и мобильная версия — доступ с любого устройства

Поддержка структуры компании

  • Определение согласующего через оргструктуру

Личный кабинет сотрудника 24/7

  • Сбор документов при приеме, изменение персональных данных
  • Подписание кадровых документов
  • Доступ к документам в личном кабинете
  • Подача заявлений по шаблону
  • Web и мобильные версии — доступ с любого устройства
  • Уведомления: почта, sms, telegram

Поддержка структуры компании

  • Организационная структура
  • Юридическая структура

Работа с документами

  • Добавление шаблонов документов
  • Настройка сроков подписания
  • Маршруты согласования и подписания
  • Удобный поиск документов по всем видам данных
  • Оперативный архив документов
  • Соответствие требованиям законодательства РФ (структура электронного документа, метки доверенного времени)

Электронная подпись

  • Удобный выпуск облачной УНЭП для сотрудников в ЛК
  • Использование ПЭП для ГПД сотрудников
  • Подписание документов УКЭП со стороны юридического лица

Техническая поддержка

  • Чат-бот ИИ в техподдержке пользователей 24/7
  • Многоканальная связь с поддержкой: чат, почта и телефон
  • Наличие онлайн-ресурсов (база знаний)

Интеграции

  • 1С ЗУП, БОСС-Кадровик, УЦ Астарл (выпуск УНЭП)

Соответствие требованиям закона

  • КЭДО регулируется федеральным законом № 436-ФЗ («Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек») и обеспечивает полную легитимность и защиту прав работников
  • КЭДО соответствует российским нормативным актам, включая закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и поддерживает легитимность и юридическую силу документов, подготовленных и зарегистрированных в электронном виде. Это снижает правовые риски и укрепляет позиции компании в судебных спорах

Защита документов

  • HRFile обеспечивает соблюдение сроков подписания документов
  • Электронная подпись гарантирует неизменяемость содержания документа и невозможность фальсификации
  • Электронные документы хранятся централизованно и зашифрованы, что делает их менее уязвимыми к физическому повреждению или утрате
  • Высокая юридическая сила документов в КЭДО – документы, подписанные УКЭП, признаются равнозначными бумажным документам с оригинальной рукописной подписью

Оптимизация

  • КЭДО упрощает управление архивами и облегчает процессы аудита
  • Сокращение количества печатных копий уменьшает вероятность потери или кражи важных документов

Защита документов

  • ЭП гарантирует подлинность электронных документов
  • Шифрование гарантирует конфиденциальность данных
  • Регистрация действий пользователей снижает риск утечки информации
  • Безопасный удаленный доступ к корпоративным ресурсам

Права доступа

  • Настройка прав доступа предотвращает несанкционированное использование информации
  • Разделение ролей между пользователями минимизирует риски инсайдерских угроз

Оптимизация

  • Уменьшение нагрузки на IT инфраструктуру при использовании облака
  • Освобождение серверных мощностей при использовании облака
  • Сокращение обращений в службу технической поддержки сотрудников по вопросам заполнения форм и подачи документов
  • Уменьшение затрат на доработку программного обеспечения

Безопасность данных

  • КЭДО обеспечивает повышенную защиту персональных данных за счет ЭП, криптографической защиты и централизованного мониторинга прав доступа к данным

Интеграция с УС

  • Единое хранилище данных о сотрудниках минимизирует их дублирование
  • Повышается скорость реагирования на изменения в штате
03. История создания HRFile

HRFile — это готовый, работоспособный цифровой продукт экосистемы ANCOR

ANCOR разработал собственную систему КЭДО HRFile, главной ценностью которой являются простота и интуитивно-понятный интерфейс.

4года

разработок, анализа, испытаний и тщательного тестирования

4.7из 5

оценка удовлетворенности сервисом

на 60%

сокращение времени кадровой службы на работу с документами

юридических лиц в обслуживании

30+

личных кабинетов сотрудников

60 000+

04. Что такое КЭДО

Кадровый ЭДО (КЭДО)

Кадровый электронный документооборот - это создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания аналогов в бумажном виде.

КЭДО сегодня - всероссийский тренд, поддержанный правительством. Поправки по КЭДО внесены в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Переход на КЭДО на сегодня остаётся добровольным выбором каждой организации, пока не принят закон, обязывающий работодателей переходить на электронный документооборот.

Что дает КЭДО

  • Оптимизирует нагрузку отдела кадров
  • Минимизирует количество ошибок в документах
  • Ускоряет процесс подписания документов
  • Отслеживает сроки подписания документов
  • Помогает стандартизировать процессы и шаблоны документов в КДП
  • Сокращает время подготовки документов к проверкам государственных органов
  • Повышает лояльность сотрудников организации
05. Наши сильные стороны

Преимущества HRFile

  • Система полностью соответствует требованиям законодательства РФ: обеспечиваем поддержку в части законодательных норм, регулярно мониторим изменения и консультируем клиентов.
  • 160+ шаблонов кадровых документов уже в системе с возможностью изменения и дополнения собственными шаблонами.
  • Бесплатный демодоступ на месяц: для тестирования и оценки технических возможностей системы.
  • Наличие в системе штатной и организационной структур (не совпадающей с юридической) для автоматизации работы с документами с учетом различий.
  • Удобное решение по выпуску УНЭП: бесплатно и в личном кабинете HRFile.
  • Внедрение под ключ: сопровождаем от обсуждения потребности до уровня уверенного пользования системой.
  • Развиваем продукт: постоянно мониторим потребности клиентов и тренды рынка КЭДО, расширяем функционал, добавляем полезные фичи.
  • Команда профессионалов в ИТ, КДП, сфере трудового права.

Отзывы клиентов

Компания «Эйчар Файл» является нашим партнером с февраля 2024 года, предоставляя программное обеспечение «Система кадрового электронного документооборота «HRFile», с помощью которого мы осуществляем кадровый ЭДО. За это время команда HRFile зарекомендовала себя как команда, нацеленная на результат... читать далее

В. ПисарьковИсполнительный директор ООО «АНКОР Мерчендайзинг»

ООО «ЭйЧар Файл» является нашим партнером в области КЭДО с 2023 года и по настоящее время. Нам нужна была система кадрового электронного документооборота, интуитивно понятная для разных категорией пользователей. HRFile полностью удовлетворяет нашим требованиям и оказывает нашей компании услуги нужного уровня... читать далее

Самойленко Д. В.ANCOR Staffing
Все отзывы