Переход на КЭДО может значительно упростить и оптимизировать работу с кадровыми документами, повысить эффективность работы сотрудников и снизить затраты на бумажный документооборот. Однако, важно тщательно подойти к выбору системы, чтобы она соответствовала потребностям компании и обеспечивала надежную и безопасную работу.
Этот путь проходит быстрее и увереннее при наличии грамотного чек-листа для понимания IT продукта и выбора оптимальной системы кадрового электронного документооборота, отвечающего всем требованиям компании. Итак, для выбора системы КЭДО следует обращать внимание на следующие ключевые параметры.
Система должна соответствовать нормам российского трудового права и правилам ведения кадровой документации, защищать персональные данные сотрудников согласно ФЗ №152-ФЗ («О персональных данных»).
Оцените интерфейс и простоту взаимодействия с системой, удобство и легкость её освоения пользователями разного уровня квалификации. Уточните возможность работы с с истемой с различных мобильных устройств – наличие мобильного приложения, либо удобной адаптивной мобильной версии (идентична мобильному приложению).
Убедитесь, что система КЭДО имеет готовые интеграции с действующими информационными системами компании (например, ERP, HRMS, бухгалтерские программы).
Выясните уровень информационной безопасности решения: насколько надежно защищены персональные данные сотрудников и важные сведения работодателя от несанкционированного доступа и утечек конфиденциальной информации. Обратите внимание на средства шифрования, механизмы регулярного резервного копирования и восстановления данных для предотвращения их потери, контроль прав доступа к документам и защиты от DDoS-атак.
Убедитесь, что выбранная система легко масштабируется при увеличении числа пользователей, способна адаптироваться к развитию организационной структуры и изменениям бизнес-процессов компании.
Поддержка необходимых видов документов:
Убедитесь, что система поддерживает все кадровые документы, которые вы планируете перевести в электронный вид (трудовые договоры, приказы, заявления, уведомления и т.д.).
Разграничение прав доступа:
Система должна обеспечивать возможность настройки прав доступа к документам и функциям для разных пользователей (сотрудники, руководители, кадровый специалист).
Электронные подписи:
Система должна поддерживать использование различных видов электронных подписей (УКЭП, УНЭП, ПЭП).
Автоматизация процессов:
Наличие возможности масштабировать автоматизацию кадровых мероприятий и других процессов по вашему приоритетному плану.
Уведомления и напоминания:
Возможность настройки уведомлений и напоминаний для сотрудников и руководителей о необходимости подписания документов или выполнения определенных действий.
Поиск и фильтрация:
Удобная система поиска и фильтрации документов, чтобы быстро находить нужные.
Гибкость настроек:
Наличие возможности настроек индивидуальных процессов, быстрого внесения изменений в регламенты оформления документов, а также автоматизированное формирование типовых и шаблонов документов.
Важна оперативная помощь пользователям и доступность консультаций специалистов, а также экспертов разработчика. Уточняйте наличие базы знаний, справочной документация на русском языке, AI помощника. Доступ к круглосуточной технической поддержке актуален для крупных компаний с широкой географической представленностью в разных часовых поясах.
Уточняйте регулярность обновлений программного обеспечения и совершенствование функциональности.
Обучение сотрудников основам работы с новой системой также играет значительную роль. Оцените наличие подробной документации и обучающих материалов для пользователей, доступность специализированных курсов, тренингов и видео-инструкций для пользователей.
Изучайте полную картину стоимости: цена лицензии за каждого пользователя или количество документов, расходы на настройку системы и внедрение, обучение сотрудников и интеграцию с другими системами, техническое обслуживание, возможные дополнительные затраты на пакеты смс, облачное хранилище, обновление ПО.
Следуя этому чек-листу, вы сможете принять обоснованное решение о выборе оптимальной системы кадрового электронного документооборота (КЭДО), которая обеспечит соблюдение всех законодательных требований, безопасность данных, комфортное управление персоналом и эффективную работу кадровой службы.