Электронная трудовая книжка и кадровый электронный документооборот

В процессе обсуждения с организациями их перехода на электронный документооборот мы с толкнулись с тем, что кадровый электронный документооборот и электронная трудовая книжка воспринимаются, как элементы одного и того же процесса – электронного документооборота.

Как же соотносятся между собой эти два понятия? Означает ли, что при переходе работников на кадровый электронный документооборот они автоматически соглашаются и на ведение трудовой книжки в электронном формате?

Мы решили провести небольшой анализ законодательства, чтобы ответить на поставленные вопросы.

Понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений было введено статьями 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации. Суть электронного документооборота заключается в частичном или полном отказе работодателя и работников от изготовления документов на бумаге и их переходе на взаимодействие в электронном формате. Таким образом, в организации бумажные документы заменяются электронными в объеме, который определяет работодатель в своем локальном нормативном акте.

Понятие электронной трудовой книжки, а точнее сведений о трудовой деятельности в электронном виде, появилось 1 января 2020 года. Оно было введено Федеральным законом от 16.12.2019 №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Электронная трудовая книжка — это цифровой формат хранения информации о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора и полученных поощрениях. Вся информация хранится в электронном виде в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

И вроде бы логично, что после перехода на кадровый электронный документооборот, у работника должна появиться и электронная трудовая книжка.

Однако такая логика действующим законодательством не предусмотрена. В законе существует отдельный порядок перехода работника на ведение его трудовой деятельности в электронном виде: работник, имеющий бумажную трудовую книжку, должен подать письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, то сведения о его трудовой деятельности ведутся только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что кадровый электронный документооборот не предполагает обязательного ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде. Работник, перейдя на взаимодействие с работодателем в электронном формате, будет продолжать вести бумажную трудовую книжку, если он не написал заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде, или в силу закона эти сведения изначально не велись в электронном формате. И наоборот, в рамках кадрового документооборота, ведущегося на бумаге, у работника может быть электронная трудовая книжка, то есть сведения о его трудовой деятельности могут вестись в электронном виде.

Всем надежной цифры и подписанных электронных документов!