Оценка эффективности кадрового электронного документооборота на практике

Система Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО), являясь частью общей стратегии цифровой трансформации предприятия, представляет собой автоматизированное пространство для ведения всех этапов кадрового документооборота. Этот инструмент обеспечивает не только оптимизацию процессов управления персоналом, но и значительное улучшение организационной культуры и качества взаимодействия сотрудников внутри компании. Особенно эффективно применение КЭДО в крупных компаниях, где нагрузка на отдел кадров велика, а традиционные методы требуют значительных временных и материальных затрат.

Многие компании на этапе выбора разработчика Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО) уделяют значительное внимание оценке эффективности внедрения системы. Основной целью такой оценки является определение влияния КЭДО на производительность и эффективность работы компании, а также выявление областей для дальнейшей оптимизации.

Оценка эффективности и пользы от КЭДО на этапе выбора системы должна проводиться всесторонне и включать как количественные, так и качественные показатели. Эта оценка позволит компании подобрать оптимальное решение, соответствующее её потребностям, ресурсам и задачам. Кроме того, эффективная оценка подтверждает оправданность инвестиций в систему.

Для определения реального вклада КЭДО в деятельность компании используются следующие показатели оценки эффективности Кадрового ЭДО:

1. Количественные показатели:

• Снижение затрат на логистику и хранение документов: Оцените уменьшение расходов на транспортировку, почтовые услуги, аренду помещений для архивов и содержание канцелярских товаров.
• Экономия времени сотрудников: Сравните среднее время, необходимое для выполнения стандартных однотипных операций (создания, согласования и подписания документов, приём одного нового сотрудника) до и после внедрения КЭДО.
• Увеличение пропускной способности: Посчитайте количество обработанных документов за определённый период времени после перехода на КЭДО, сравнив с прежними показателями.
• Снижение числа ошибок, количества исправленных документов и возвратов на согласование: Измерьте частоту случаев неверного оформления документов, необходимость повторного подтверждения или подачи исправленной версии.
• Повышение удовлетворённости сотрудников: Проведите опросы среди сотрудников, чтобы выяснить уровень удовлетворённости сотрудников работой с новой системой, насколько удобен и полезен новый формат работы с документами.
• Рентабельность инвестиций: Сделайте расчёт окупаемости вложений в КЭДО, оценив разницу между получаемыми выгодами и понесёнными затратами. Оцените общую экономию денежных средств за счёт внедрения КЭДО и размер чистой прибыли, полученной на проекте с КЭДО. Подумайте, каким образом внедрение системы позволит сократить операционные издержки, повысить эффективность труда и ускорить процессы обработки кадровых вопросов. Оцените снижение расходов на хранение бумаг, обработку запросов сотрудников и сокращение времени на подготовку отчетов. Определите сроки окупаемости затрат на приобретение и эксплуатацию системы КЭДО.

2. Качественные показатели:

• Улучшение понимания процессов и прозрачности их выполнения: Опишите, насколько улучшилась контролируемость и предсказуемость операций с документами, увеличилось ли понимание хода дел со стороны руководства и сотрудников.
• Экологический фактор: Выделите экологические преимущества, полученные за счёт уменьшения потребления бумаги и иных природных ресурсов.
• Конкурентоспособность и привлекательность компании: Проследите положительную динамику влияние КЭДО на привлечение и удержание талантливых сотрудников благодаря удобству рабочих инструментов.
• Соотношение затрат и доходов: Проанализируйте соотношение полученных экономических выгод и понесённых затрат, выявив оптимальный баланс между ценой и эффектом.
• Социальные эффекты: от внедрения КЭДО, такие как снижение конфликтов и повышение морального духа улучшению общего климата в коллективе. Необходимо замерять и фиксировать степень удовлетворённости сотрудников и менеджеров результатами внедрения, проводя опросы.
• Качество и точность оформления документов: Проанализируйте соответствие требованиям нормативных актов и внутренних корпоративных правил организации кадровых документов. Для анализа, как правило, используются встроенные механизмы контроля качества самой системы КЭДО.
• Повышение лояльности партнёров: Отследите как демонстрация приверженности инновациям и экологии повышает имидж компании.

Таким образом, эффективность КЭДО определяется способностью компании снизить затраты, повысить производительность и прозрачность, упростить процессы и улучшить качество предоставляемых услуг. Наиболее ощутима эффективность там, где раньше существовали неэффективные и трудоемкие процессы, и где большая часть документов хранилась в бумажном виде.

Оценивая опыт многих российских предприятий, можно сделать вывод, что внедрение КЭДО действительно приносит значительную пользу бизнесу. Особенно актуально оно становится в условиях высокой конкуренции на рынке труда и стремительного роста информационных технологий. Компании получают очевидные финансовые и репутационные преимущества, повышая уровень комфорта сотрудников и ускоряя внутренние процессы.

Безусловно, переход на электронную форму документооборота требует осознанного подхода и грамотного планирования, однако полученный положительный эффект оправдывает любые первоначальные вложения.

Предлагаем самостоятельно рассчитать эффективность КЭДО с помощью нашего калькулятора.