Особенности перехода дистанционных работников на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО

Дистанционная (удаленная) работа получила на рынке труда широкое распространение. Причины такой популярности очевидны: она позволяет работнику экономить время на дорогу, работать в комфортной обстановке, работодатель может сократить затраты на аренду помещений и принять на работу кандидата, даже если этот кандидат находится далеко от офисов и предприятий работодателя.

Кроме того, законодательством предусмотрен очень удобный порядок администрирования данных работников. Согласно статьям 312.2 и 312.3 ТК РФ кадровый документооборот с дистанционным работником может осуществляться путем обмена электронными документами, причем, при заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и их расторжении путем обмена электронными документами используются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Если же работодатель хочет, чтобы обмен электронными документами с дистанционными работниками осуществлялся по правилам кадрового электронного документа оборота (КЭДО), то он должен соблюсти определённый порядок перехода на КЭДО, который регламентирован статьей 22.2 ТК РФ.

Согласно данной статье, работодатель должен выполнить ряд обязательных действий:

• подготовить локальный нормативный акт, определяющий порядок ведения электронного документооборота в организации;
• уведомить каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
• получить письменное согласие работника на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, причем, согласно мнению Минтруда России, письменное согласие должно быть оформлено именно в бумажном виде (Письмо Минтруда России от 12.02.2025 N 14–6/ООГ-653); такое согласие не требуется, если работник был принят на работу после 31.12.2021 и на 31.12.2021 не имел трудового стажа.

Данный порядок перехода на КЭДО должен применяться ко всем работникам организации, однако, документооборот с дистанционными работниками имеет свои особенности, поэтому мнения экспертов по поводу получения письменного согласия дистанционного работника разделились. Одни полагают, что данное согласие необходимо оформить с дистанционными работниками на бумаге, следуя требованиям статьи 22.2 ТК РФ и разъяснениям Минтруда РФ, другие считают, что особенности документооборота дистанционных работников позволяют получить согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота в электронном виде, так как трудовым законодательством для дистанционных работников уже предусмотрена возможность обмена электронными документами с работодателем.

Мы также полагаем, что работник, уже заключивший трудовой договор о дистанционной работе, обменивающийся в рамках данного трудового договора с работодателем электронными документами и имеющий усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись, может дать согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового электронного документооборота в электронном виде (в форме электронного документа).

Оформление согласия на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО с дистанционными работниками возможно в электронном формате при соблюдении определенного порядка действий:

• сначала должен быть заключен трудовой договор о дистанционной работе (согласно ст. 312.2 ТК РФ он может быть заключен в электронном формате), подписаны необходимые соглашения о правилах обмена электронными документами с работодателем и использовании электронной подписи;
• затем дистанционному работнику направляются в электронном виде уведомление о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО, подписанное электронной подписью работодателя, и, если работник имел трудовой стаж на 31.12.2021, согласие, оформленное в виде электронного документа, которое дистанционный работник подписывает электронной подписью.

Далее взаимодействие с дистанционными работниками осуществляется по правилам КЭДО.

На этом наш краткий обзор по данной теме подошел к концу. Всем надежной цифры и подписанных электронных документов!