Особенности перехода на систему Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО) на производственных предприятиях обусловлены спецификой отрасли, характером трудовых отношений и особенностями управления крупным коллективом.
Основные отличия производственного сектора:
- Высокая численность сотрудников: Производственные предприятия часто характеризуются крупными коллективами с массовым приемом и увольнением работников. Система должна выдерживать высокие нагрузки и обеспечивать быструю обработку больших объемов документов и операций.
- Разнообразие специальностей и профессий: Наличие широкого спектра должностей и квалификаций усложняет организацию единого порядка кадрового учета. Требуется гибкая настройка классификаций и отчетов, позволяющих эффективно управлять разнородным составом сотрудников.
- Использование мобильных устройств: Работники производственной сферы часто находятся вне офиса, что требует наличия мобильного приложения или облачной версии системы, доступной с любого устройства.
- Интуитивно понятный интерфейс: По причине разного уровня цифровой грамотности у сотрудников, а также отсутствие возможности проводить длительное обучение производственных сотрудников, интерфейс личного кабинета должен быть интуитивно понятным.
- Автоматизация массовых операций: Необходимость массовой отправки уведомлений, приказов и распоряжений предъявляет повышенные требования к ск орости и точности передачи информации. Система должна позволять настраивать шаблоны сообщений и формировать массовые рассылки.
При этом внедрение КЭДО на производственном предприятии приносит очевидные положительные эффекты:
- Сокращение временных затрат на оформление документов.
- Повышение точности и снижение вероятности ошибок.
- Упрощение отчетности и внутреннего контроля.
- Увеличение прозрачности и доступности информации.
- Улучшение коммуникаций между различными подразделениями.
Несмотря на это, стоит учитывать, что переход на систему Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО) может вызвать некоторое сопротивление среди производственного персонала, особенно если речь идёт о людях старшего возраста или тех, кто традиционно использовал бумажные документы. Открытое общение, демонстрация преимуществ и обучение помогут смягчить сопротивление и сделать процесс смены формата максимально плавным и успешным.
Чтобы успешно убедить производственников в необходимости и выгодах перехода на КЭДО, можно придерживаться следующего плана действий:
Аргументы для убеждения:
- Преимущество в комфорте и удобстве: объясните, что с КЭДО отпадет необходимость бегать по офисам и стоять в очередях ради подписей и утверждений документов. Всё можно будет сделать быстро и удобно прямо с экрана смартфона или планшета.
- Экономия времени: Покажите, как КЭДО сократит время на оформление документов, что освободит время для выполнения непосредственных производственных задач.
- Повышение безопасности и защищённости данных: Обращайте внимание сотрудников на высокий уровень защиты личной информации и невозможности случайно испортить или потерять важные документы.
- Легкость доступа к документам: Укажите, что в личном кабинете сотрудник сможет посмотреть любую нужную справку или распоряжение в любое время, не дожидаясь визита в отдел кадров.
- Поддержка удалённого доступа: Сообщите, что КЭДО позволит производить кадровые операции, даже находясь вд али от офиса, что полезно в условиях разъездного характера работы или сменного графика работы.
- Польза для бизнеса: Расскажите, как переход на КЭДО помогает развивать компанию, делает её современнее и конкурентоспособнее, что отражается на общем благополучии сотрудников.
Способы убеждения и поддержки:
- Демонстрация системы: Организуйте показательные сеансы, на которых производственники увидят лично, как просто и удобно работать с КЭДО.
- Обеспечьте поддержку: Предусмотрите «горячую линию» для сотрудников, чтобы они могли иметь возможность задавать возникающие вопросы. Мы рекомендуем предусмотреть вспомогательные материалы - раздаточные материалы, агитация, презентации, ролики.
- Цифровое рабочее место: Организуйте на территории предприятия рабочее место с компьютером доступное для сотрудников 24/7 – это будет дополнительной поддержкой для тех кто не имеет смартфонов, при наличии даже кнопочного телефона уже можно подписывать документы на таком цифровом рабочем месте.
- Распространение позитивных примеров: Представьте реальные кейсы коллег, успешно использующих КЭДО, подчеркнув их преимущества и лёгкость освоения.
- Мотивация и поощрения: Можно ввести бонусы или награды для первых активных пользователей КЭДО, что привлечёт внимание и подтолкнет остальных последовать их примеру.
- Личная встреча и диалог: Постарайтесь поговорить с теми, кто сомневается, выслушать их тревоги и страхи, обсудить их опасения и найти компромиссные решения.
Таким образом, переход на КЭДО на производственном предприятии требует больше внимания к поддержке и работе с возражениями сотрудников. Это позволит добиться высокого процента перехода сотрудников в КЭДО и как следствие существенной экономии ресурсов, снизить операционные риски, повысить эффективность работы кадровой служб.
