План подготовки специалистов отдела кадров к работе в условиях электронного документооборота

1. Целевая аудитория программы:

Специалисты отделов кадров, имеющие опыт ведения бумажного документооборота, планируемые к участию в реализации процессов кадровых операций в рамках системы электронного документооборота (КЭДО).

2. Цели программы:

Программа направлена на обучение сотрудников компетенциям, необходимым для эффективного перехода от традиционного бумажного формата к электронному ведению документации. Основной задачей является обеспечение комфортных условий работы персонала и минимизация рисков ошибок при осуществлении кадровых процедур в электронном виде.

3. Формат обучения:

Обучение планируется провести дистанционно, используя платформу корпоративного университета организации либо онлайн-сервисы для удаленного обучения.

Продолжительность курса — 8 учебных часов (4 модуля по два часа каждый), плюс возможность индивидуального закрепления материала в течение двух недель.

Структура программы

Модуль 1. Основы электронного документооборота (2 академических часа)

• Что такое электронный документооборот?
• Основные принципы и преимущества внедрения КЭДО.
• Нормативная база регулирования электронного взаимодействия и цифровизации документов.
• Безопасность хранения электронных документов и защита персональных данных.

Модуль 2. Обзор функционала используемого программного обеспечения (2 академических часа)

• Ознакомление с интерфейсом ПО, используемым в компании для ведения КЭДО.
• Типичные процедуры обработки документов в электронной среде.
• Работа с основными видами кадровых документов в цифровой форме.
• Подписание документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Модуль 3. Практические аспекты перевода бумаг в электронную форму (2 академических часа)

• Пошаговая инструкция по переводу существующих бумажных архивов в электронные форматы.
• Процедура идентификации сотрудника и его учетных записей в новой системе.
• Создание новых документов в электронном виде и отправка их контрагентам и сотрудникам.
• Порядок согласования и утверждения кадровых приказов и распоряжений.

Модуль 4. Управление рисками и профилактика ошибок (2 академических часа)

• Возможные риски и сложности, возникающие при переходе на электронный документооборот.
• Методы предотвращения технических сбоев и ошибок пользователей.
• Анализ возможных ситуаций отказов и разработка резервных планов действий.
• Закрепление полученных знаний на практических примерах и кейсах.

Методика оценки результатов обучения

Оценка эффективности проводится через тестирование по пройденному материалу, практическое выполнение заданий, самооценку уровня усвоенных знаний, а также наблюдение наставников за качеством исполнения задач специалистами после завершения программы.

Ожидаемые результаты

По завершении программы сотрудники будут готовы:

• Работать эффективно в системах электронного документооборота.
• Правильно оформлять и согласовывать кадровые документы в электронном виде.
• Понимать нормативные требования и соблюдать порядок защиты конфиденциальных сведений.
• Минимизировать стресс и дискомфорт при переводе бизнеса на новые технологии.

Таким образом, предлагаемый план позволит обеспечить грамотный и эффективный переход на работу в условиях КЭДО, гарантирующий высокое качество обслуживания сотрудников и соблюдение всех нормативных требований законодательства.