Переход на КЭДО работников организаций является одним из наиболее значимых и интересных проектов в области кадрового администрирования в настоящее время, но только высокий процент участия в КЭДО работников дает возможность достигнуть целевых показателей данного проекта и избежать проблем с параллельным администрированием на бумаге работников, которые не захотели или не смогли перейти по каким-либо причинам на КЭДО.
Зачем менять привычные, пусть даже не удобные, но годами проверенные процессы? Можно же прийти в отдел кадров и подписать сразу стопку документов по кадровым мероприятиям. Или, например, собрать у себя все эти документы, подписать, а при удобном случае заехать в офис, чтобы их передали в отдел кадров. А еще можно отправить их почтой России…
Так работали годами, зачем что-то менять? Конечно, в этой ситуации работники всегда взвешивают и оценивают свои риски. А вот риски организации оценивают ответственные работники данной организации, которые должны правильно выстраивать свои бизнес-процессы и избавляться от рудиментарных методов работы.
Если работники «не хотят», это значит, что работодатель недостаточно уделил внимания этапу «продажи» им данного процесса: мало было рекламы, разъяснений, ответов на вопросы, презентаций, работы с возражениями и обучающих сессий.
Но даже если не все работники на первоначальном этапе согласились перейти на КЭДО, то не стоит опускат ь руки, они могут сделать это в дальнейшем. Главное, что работу по продвижению в организации проекта по внедрению КЭДО нельзя останавливать, нужно продолжать разъяснять преимущества цифровизации в части работы с кадровыми документами: наличие у работника личного кабинета с доступом к подписанным документам 24/7, возможность подать в любое время нужное заявление, удобное планирование отпусков, возможность скачать электронные документы на свои электронные носители и т.д.
Некоторые работники высказывают опасения по поводу возможности использования мошенниками их электронной подписи, но с этими возражениями тоже можно и нужно работать. Ваш провайдер в области КЭДО обязательно поможет. У него уже есть сформированные методы работы с данным возражением (например, электронная подпись для подписания кадровых документов выпускается определенного типа – усиленная неквалифицированная, она существует только в пределах инфраструктуры системы, которая используется работодателем для организации КЭДО и т.д.).
Есть сложности восприятия новых методов взаимодействия, боязнь новых технологий и неуверенность в своих знаниях в этой области, а также отсутствуют технические средства, которые способны поддерживать цифровые процессы в полном объеме (смартфоны, компьютеры, планшеты). Особенно часто с такими причинами работодатель сталкивается, когда в организации работает много возрастных сотрудников.
Но это абсолютно не значит, что им не доступны тренды современной жизни, и они не могут участвовать в электронном документообороте. Им нужно просто немного помочь: организовать соответствующее обучение, подготовить специальные зоны цифровой поддержки со стационарными компьютерами или информационными киосками и выделить помощников, которые могут показать работникам на начальном этапе, как работать в системе КЭДО. Хороший пример – это МФЦ, где установлены стационарные компьютеры, и есть сотрудники, готовые прийти на помощь.
Если работник пользуется мобильным телефоном, пусть даже кнопочным, и получает Смс-сообщения, то подписать документы электронной подпись ю он уже сможет (код электронной подписи придет ему в Смс-сообщении на кнопочный телефон).
Так что нет ничего невозможного. Если поставлена цель в организации перейти на КЭДО, то рынком уже освоены и предложены пути и методы ее достижения, и выбор правильного провайдера может помочь в реализации данного проекта!