С КЭДО - договор с исполнителем за 7 минут

Клиенты часто обращаются в ANCOR для решения нестандартных задач, требующих привлечения большого количества исполнителей для выполнения краткосрочных задач.

В таком бизнесе, как наш, важна скорость обработки информации и заключения гражданско-правовых договоров с исполнителями при низкой стоимости операций. Помимо этого, уровень цифровой грамотности людей, которых мы привлекаем для оказания услуг на проектах, чрезвычайно разный, поэтому нам нужна была система электронного документооборота, интуитивно понятная для разных категорией пользователей.

Мы изучили продукты, доступные на рынке, и не смогли найти такого, который полностью удовлетворял бы нашим требованиям. Учитывая многолетний опыт ANCOR в кадровом делопроизводстве и наличие сильной команды ИТ-разработчиков, мы приняли решение создать собственный продукт. В итоге в группе компаний появился HRFile – система электронного документооборота, позволяющая оперативно и без привлечения дополнительных ресурсов заключать и обрабатывать любое количество гражданско-правовых договоров. Все этапы процесса автоматизированы, начиная с формирования заявок на заключение договора, сбора согласий на обработку персональных данных до формирования актов сдачи-приемки оказанных услуг.

HRFile имеет эффективную службу технической поддержки, которая оперативно, буквально за считанные минуты, решает проблемы пользователей.

Для внедрения HRFile в наш операционный процесс нам надо было провести серьезную подготовительную работу по стандартизации процессов и документов, реализовать интеграцию с БОСС-Кадровик, провести обучение наших специалистов. Но это того стоило!!

Итоги внедрения КЭДО:

• Ведем в HRFile документооборот с исполнителями;
• Имеем 100% подписанных актов выполненных работ;
• В 3 раза сократили время и ресурсы на ведение документооборота;
• Исключили сотрудника отдела кадров из процесса подготовки документов, все формируется автоматически;
• Не несем расходов на выпуск электронной подписи: все документы подписаны ПЭП (простая электронная подпись, в виде кода из сообщения);
• Увеличили скорость заключения договоров с исполнителями. 7 минут – ровно столько теперь занимает внесение информации по одному исполнителю и заключение гражданско-правового договора;
• Заключаем новый договор с исполнителем, который ранее уже оказывал услуги, на основании имеющихся в системе данных без повторного сбора документов;
• Минимизировали дополнительные коммуникации: в личном кабинете исполнителя доступны все документы и необходимая информация. Процесс оформления договора абсолютно понятен пользователям, что подтверждается положительной обратной связью;
• Осуществляем согласование и подписание актов сдачи-приемки оказанных услуг строго до перечисления денежных средств на банковские карты исполнителей, что гарантирует выполнение требований контрольно-надзорных органов.

В заключение хотелось бы привести пример проекта: для оказания услуг клиенту по тестированию системы, верификации маршрутов на карте и фотографирования объектов нам необходимо было заключить 3000 гражданско-правовых договоров с исполнителями работ – с этой задачей мы справились за 2 дня!

Это стало возможным только благодаря информационной системе HRFile!