01. О системе

Система кадрового электронного документооборота

HRFile — российская система КЭДО, разработанная специально для комфортной и надежной работы кадровой службы и сотрудников.

Система обеспечивает надежный и безопасный обмен кадровыми документами в электронном формате без использования бумажных носителей между работодателем, работником или кандидатом для заключение договора.

ПО HRFile зарегистрировано в реестре российского отечественного ПО

ООО «Эйчар Файл» зарегистировано в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных

Просто и понятно
для сотрудника
Быстро и безопасно
для компании

02. Для кого

Для организаций

экономия времени и финансов на ведение и доставку документов. Рост лояльности сотрудников и ускорение процесса найма

Для сотрудников

легко и быстро подписывать документы из любой точки мира

Для отдела кадров

удобный и доступный инструмент автоматизации кадрового делопроизводства

03. История создания HRFile

HRFile — это готовый, работоспособный цифровой продукт экосистемы ANCOR

ANCOR разработал собственную систему КЭДО HRFile, где главной ценностью являются простота и интуитивно-понятный интерфейс.

4года

разработок, анализа, испытаний и тщательного тестирования

4.7из 5

оценка удовлетворенности сервисом

на 60%

сокращение времени кадровой службы на работу с документами

юридических лиц в обслуживании

30+

личных кабинетов сотрудников

60 000+

Преимущества HRFile

Оптимальные сроки внедрения, учитывающие потребности Заказчика
Внедрение КЭДО под ключ: от обсуждения потребности в КЭДО до подписания первого электронного документа
Удобное решение по выпуску и контролю электронной подписи: все действия происходят в личном кабинете HRFile
Регулярный мониторинг требований законодательных норм в КЭДО
Наличие высококлассной клиентоориентированной команды
Фокусное развитие продукта HRFile

04. Что такое КЭДО

Кадровый ЭДО (КЭДО)

Кадровый электронный документооборот - это создание, подписание, использование и хранение кадровой документации в электронном формате без создания их аналогов в бумажном виде.

КЭДО повышается скорость и качество взаимодействия сотрудников, уменьшается риск ошибок и нарушений законодательства.

Переход на КЭДО пока остаётся добровольным выбором каждой организации, пока не принят закон, обязывающий работодателей переходить на электронный документооборот.

КЭДО сегодня - всероссийский тренд, поддержанный правительством. Поправки по КЭДО внесены в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

05. Преимущества

Что дает HRFile

Оптимизирует нагрузку отдела кадров

Минимизирует количество ошибок в документах

Ускоряет процесс подписания документов

Отслеживает сроки подписания документов

Помогает стандартизировать процессы и шаблоны документов в КДП

Сокращает время подготовки документов к проверкам государственных органов

Повышает лояльность сотрудников организации

06. Возможности

Эффективно решим ваши задачи!

Личный кабинет сотрудника 24/7

Сбор документов при приеме, изменение персональных данных
Подписание кадровых документов
Доступ к документам в личном кабинете
Подача заявлений по шаблону
Web и мобильные версии — доступ с любого устройстваУведомления: почта, sms, telegram

Поддержка структуры компании

Организационная структура
Юридическая структура

Работа с документами

Добавление шаблонов документов
Настройка сроков подписания
Маршруты согласования и подписания
Удобный поиск документов по всем видам данных
Оперативный архив документов
Соответствие требования законодательства РФ (структура электронного документа, метки доверенного времени)

Электронная подпись

Удобный выпуск облачной УНЭП для сотрудников в ЛК
Использование ПЭП для ГПД сотрудников
Подписание документов УКЭП со стороны юридического лица

Техническая поддержка

Чат-бот ИИ в техподдержке пользователей 24/7
Многоканальная связь с поддержкой: чат, почта и телефон
Наличие онлайн-ресурсов (база знаний)

Интеграции

1С ЗУП, БОСС-Кадровик, УЦ Астарл (выпуск УНЭП)

Личный кабинет сотрудника 24/7

Упрощение приема сотрудников
Оперативное изменение персональных данных
Экономия времени на подписание документов
Согласование заявлений
Web и мобильные версии — доступ с любого устройства

Поддержка структуры компании

Определение согласующего через оргструктуру

Соответствие требованиям закона

КЭДО регулируется федеральным законом № 436-ФЗ («Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек») и обеспечивает полную легитимность и защиту прав работников
КЭДО соответствует российским нормативным актам, включая закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», и поддерживает легитимность и юридическую силу документов, подготовленных и зарегистрированных в электронном виде. Это снижает правовые риски и укрепляет позиции компании в судебных спорах

Защита документов

HRFile обеспечивает соблюдение сроков подписания документов
Электронная подпись гарантирует неизменяемость содержания документа и невозможность фальсификации
Электронные документы хранятся централизованно и зашифрованы, что делает их менее уязвимыми к физическому повреждению или утрате
Высокая юридическая сила документов в КЭДО – документы, подписанные УКЭП, признаются равнозначными бумажным документам с оригинальной рукописной подписью

Оптимизация

КЭДО упрощает управление архивами и облегчает процессы аудита
Сокращение количества печатных копий уменьшает вероятность потери или кражи важных документов

Защита документов

ЭП гарантирует подлинность электронных документов
Шифрование гарантирует конфиденциальность данных

Регистрация действий пользователей снижает риск утечки информации
Безопасный удаленный доступ к корпоративным ресурсам

Права доступа

Настройка прав доступа предотвращает несанкционированное использование информации
Разделение ролей между пользователями минимизирует риски инсайдерских угроз

Оптимизация

Уменьшение нагрузки на IT инфраструктуру при использовании облака
Освобождение серверных мощностей при использовании облака
Сокращение обращений в службу технической поддержки сотрудников по вопросам заполнения форм и подачи документов
Уменьшение затрат на доработку программного обеспечения

Безопасность данных

КЭДО обеспечивает повышенную защиту персональных данных за счет ЭП, криптографической защиты и централизованного мониторинга прав доступа к данным

Интеграция с УС

Единое хранилище данных о сотрудниках минимизирует их дублирование
Повышается скорость реагирования на изменения в штате

Отзывы клиентов

Компания «ЭйЧар Файл» является нашим партнером с февраля 2024 года, предоставляя программное обеспечение «Система кадрового электронного документооборота «HRFile», с помощью которого мы осуществляем кадровый ЭДО. За это время команда HRFile зарекомендовала себя как команда, нацеленная на результат... читать далее

В. ПисарьковИсполнительный директор ООО «АНКОР Мерчендайзинг»

ООО «ЭйЧар Файл» является нашим партнером в области КЭДО с 2023 года и по настоящее время. Нам нужна была система кадрового электронного документооборота, интуитивно понятная для разных категорией пользователей. HRFile полностью удовлетворяет нашим требованиям и оказывает нашей компании услуги нужного уровня... читать далее

Самойленко Д. В.ANCOR Staffing